Товар поступил на склад, но в заказе ещё нельзя ставить отметку «всё получено». Сначала нужно связать поставку с документами, проверить количество и отделить спорные позиции. Понятный порядок приёмки помогает не передать клиенту чужую деталь и быстрее собрать сведения по расхождению.
Подготовьте список ожидаемого товара
Приёмщику нужен подтверждённый заказ с артикулами, брендами, количеством и согласованными заменами. Переписка без итогового списка неудобна: приходится выяснять, какая из обсуждавшихся версий стала окончательной.
Если поставка разделена, укажите, какие строки ожидаются сейчас, а какие позже. Неполную поставку нельзя автоматически считать недостачей, когда разделение заранее согласовано. Но и закрывать весь заказ по первой коробке нельзя.
Проверьте транспортные места
Сверьте количество мест и доступные маркировки отправления. Осмотрите упаковку на заметные повреждения, следы вскрытия или намокания. При обнаружении расхождения действуйте по согласованной с перевозчиком и поставщиком процедуре, фиксируя состояние до дальнейшей распаковки.
Сделайте фотографии общего вида и проблемного участка так, чтобы было понятно, к какому отправлению они относятся. Сохраните дату, номер заказа и описание обнаруженного факта. Формулировка «упаковка повреждена в углу» полезнее предположения о том, кто виноват.
Сверьте содержимое по строкам
Проверьте артикулы и бренды на упаковке, количество единиц и комплектацию. Если требуется осмотр самой детали, выполняйте его без действий, способных повредить товар или затруднить дальнейшее рассмотрение обращения. Сохраняйте связь изделия с его упаковкой.
Не принимайте похожий номер за согласованную замену. Любое отличие сначала сопоставляется с финальным заказом. Если замена действительно была подтверждена, её нужно отразить в учёте, чтобы складская карточка соответствовала полученному товару.
Разделите принятые и спорные позиции
Товар с невыясненным расхождением разместите отдельно и обозначьте его статус. Он не должен попасть в свободный остаток или случайно уйти в ремонт. Поставщику передайте номер заказа, конкретную строку, фактическое количество и собранные материалы.
После завершения проверки обновите заказ: получено, ожидается, требует уточнения. Назначьте сотрудника, который доведёт спорные строки до решения. Сам факт отправки сообщения не закрывает расхождение: в учёте должно появиться подтверждённое действие, например допоставка, замена или другое согласованное решение.
Позиции с невыясненными расхождениями храните отдельно от доступного к выдаче товара.
